Ventajas

• Elimina el extravío de documentos. 

•Permite un rápido y fácil acceso a la información.

•Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos

•Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.

•Firmas digitales.

•Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos.

•Indices de búsqueda de la información.

•Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.). 

•Resguarda la documentación.

•Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una maquina.

•Protege la información teniendo varios respaldos de la información.

•Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.

•Ordena de manera lógica los expedientes.

•Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.

•Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.

•Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.

•Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.

•Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.