Como se debe editar un Documento electrónico para que se muestre como un documento de calidad

Los documentos electrónicos firmados adoptan sistemas de seguridad para evitar su modificación En la era de Internet todavía existen muchas desconfianzas y temores acerca de que un hacker pueda acceder y modificar nuestros archivos confidenciales debido a las noticias que recibimos constantemente en los medios de comunicación. ... Para proteger y dar confianza y validez a los documentos oficiales y confidenciales en Internet, se crearon los documentos electrónicos firmados, pero ¿como se protegen estos documentos para no ser modificados por terceras personas?. Para resolver estas dudas en la página web del B.O.E. nos muestran los sistemas que implementan este tipo de documentos para protegerse de ser modificados. La firma electrónica, bloquea el contenido del documento de manera que si es modificado el contenido de alguna manera, la firma electrónica queda invalidada. Para ello la firma electrónica genera un resumen digital de longitud fija a partir del contenido completo del documento cuando es creado y el documento se cifra mediante la clave del certificado del emisor, junto con el resumen digital creado anteriormente. El proceso para comprobar que un documento no ha sido alterado y es válido se hace en tres fases: Primero se vuelve a recalcular el resumen digital del contenido. Después se descifra el resumen digital que contenía el documento con la clave pública contenida en el certificado del emisor. Por último se comparan los dos resúmenes, si son iguales es que el documento no se ha modificado y es válido, si no son iguales significaría que el documento ha sufrido modificaciones y se invalidaría la firma digital.

Para que y como se realiza el resguardo de la información que se maneja de forma electrónica

-Selección de medios de almacenamiento: A medida que pasa el tiempo, los medios de almacenamiento evolucionan, ahora cuentan con mayor capacidad, son más pequeños y versátiles, pero susceptibles a fallas, por esa razón no es bueno confiar al 100% en ellos. Inicialmente existieron las cintas magnéticas para resguardo de la información, al igual que los disquetes de 3 pulgadas y media, los de 5 pulgadas un cuarto, todos utilizados para resguardar información de bajo volumen. En la actualidad son prácticamente obsoletos. El sucesor de estas unidades fue el CD (disco compacto) con capacidad de hasta 900MB, el equivalente a casi 700 disquetes de 3 y media pulgada, el CD es más común para el almacenamiento de música y software autoejecutable, este dispositivo de resguardo requiere para este proceso, un software especializado, por ejemplo Nero Express y una unidad escritora de discos compactos (quemador). El DVD también es un medio de almacenamiento óptico dentro de la categoría de los discos.
-Buenas prácticas para el respaldo de información elige el medio de almacenamiento: Si sólo manejas archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones con diapositivas o documentos PDF, éstos requieren de muy poco espacio, por lo que es mejor utilizar USB’s o CD’s; pero si manejas grandes cantidades de información utiliza dispositivos de mayor capacidad, como dice el dicho “de acuerdo al sapo es la pedrada”.
 -Establece tus tiempos de respaldo: Dedica un tiempo para resguardar tu información, si manejas información crítica y de constante actualización, es recomendable que respaldes tu información regular y periódicamente, diario si te es posible, no te distraigas ni dejes la máquina desatendida por largos periodos de tiempo al efectuar tu respaldo. Si hay oportunidad pide a alguien que te ayude en esta tarea. 
-Selecciona y divide tu información: Separa cuidadosamente la información importante, no la mezcles con información de menor importancia (tal como imágenes, juegos, música, videos), puede suceder que al borrar una carpeta de imágenes que ya no te gusten, accidentalmente borres comprobantes de pago que habías escaneado y los tenias en formato imagen.
 -Control de los medios de almacenamiento: Sea cual sea el medio de almacenamiento que utilices, etiquétalo de manera adecuada y lleva un control de: etiquetas de los medios, fechas y tipo de información respaldada. Si llevas este control en un documento electrónico ten a la mano una impresión, seguramente te será muy útil a la hora de restaurar. 
-Utiliza el mayor espacio posible del medio: Es posible que cuando llevemos a cabo el respaldo de nuestra información, éstos no llenen completamente el medio de almacenamiento. Si esto sucede, indica el espacio que quedó disponible en el etiquetado o regístralo en tu control de respaldos, este espacio siempre puede ser utilizado. 
-Respaldar fotografías, imágenes, música o videos: Es preferible utilizar discos ópticos, ya
que esta información no cambia constantemente y puede ser preservada por mucho tiempo (hasta por 100 años) con el debido cuidado.

Herramientas que permiten configurar una ventana de trabajo para resguardar la información de forma adecuada

Existen diferentes medios sobre los cuales copiar los datos, entre los cuales los más adaptados al resguardo son: cintas, discos flexibles, discos láser reinscriptibles, USB. También existen varios planes de resguardo, difiriéndose por el número de medios que utilizan y la frecuencia con que se usan. Tomando en cuenta las características de los datos del Sistema SACAV, recomendamos el plan siguiente: -Tenga usted preparado 5 discos flexibles nuevos de 3.5 pulgadas de alta densidad, con 5 etiquetas cada uno. -En la primera etiqueta, escriba: Datos SACAV, LUNES. -Completa las demás etiquetas, una por cada día laborable de la semana. (si la Agencia labora los sábados, use 6 discos) -Cada día, al terminar de actualizar la información en el Sistema, siga estas instrucciones: Finalice la ejecución del Sistema SACAV y, en caso de que use la versión multiusuario del Sistema, asegúrese de que hayan hecho lo mismo en las demás estaciones de trabajo (consulte el párrafo FINALIZAR LA SESIÓN DE TRABAJO del Manual del Operador). Ejecute el programa de resguardo de datos, tal como se describe en el párrafo RESGUARDO DE DATOS del manual. Si su computadora opera bajo Windows, seguramente se instaló un icono de acceso directo al programa de resguardo. Bajo otros sistemas operativos, es probable que esté usando un sistema de menú que le facilite también la ejecución de los programas. Este pendiente que el programa de resguardo se ejecute sin error. Las dos principales causas de error son: no haber cerrado el Sistema SACAV en una estación de trabajo (cierra el Sistema y vuelva a ejecutar el resguardo) o un disco flexible dañado (vuelva a ejecutar el resguardo con un disco nuevo y formateado) Apague su computadora. (Según el sistema operativo, es probable que tenga que seguir algún procedimiento particular antes de apagar los equipos de computación). Si sigue estas instrucciones meticulosamente, siempre estará asegurado de tener un histórico de una semana de los datos de su Agencia y podrá recuperar sus datos en caso de ser necesario.

¿Qué es un documento electrónico?

"Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital"

Esto quiere decir que el documento electrónico es una representación inmaterial de un documento, archivo, papel, etc., pero de forma intangible y por ello se puede contener en grandes cantidades solo utilizando un dispositivo electrónico con memoria. 

 

¿Para qué sirve un Documento Electrónico?

Los documentos electrónicos tienen la facilidad de que pueden tener cualquier formato y así convertirse en archivos multimedia (imágenes, texto, audio, vídeo, etc.). Estos sirven para optimizar un trabajo o simplemente para poder ver algo diferente a solo texto en una computadora.

Ventajas

• Elimina el extravío de documentos. 

•Permite un rápido y fácil acceso a la información.

•Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos

•Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.

•Firmas digitales.

•Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos.

•Indices de búsqueda de la información.

•Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.). 

•Resguarda la documentación.

•Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una maquina.

•Protege la información teniendo varios respaldos de la información.

•Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.

•Ordena de manera lógica los expedientes.

•Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.

•Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.

•Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.

•Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.

•Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales. 

¿En que consiste la elaboracion de un documento electronico?

Para crear un documento electrónico se tiene que tener primero un procesador de textos instalado en la computadora. El mas común es el Microsoft World el cual tiene varias versiones. La que vamos a manejar sera la versión 2007 que es la que tienen instaladas en la mayoría computadoras modernas.

Hay varias maneras de iniciar la aplicación Word. Una de ellas es a través del menú de Inicio de Windows. El icono de Word es una W de color azul claro y su nombre es "Microsoft Word". Otra manera de iniciar Word es a través del mismo icono de la barra de herramientas de Office. Cabe aclarar que el usuario puede cambiar el lugar en donde se encuentra el menú de inicio y la barra de herramientas de Office; es probable que éstos no se encuentren en el mismo lugar.

Al abrir Word por primera vez el documento nuevo se llama "Documento1".

Empezamos a escribir en el documento actual.

Guardamos el documento en el disco. Desde el botón que aparecerá en la barra de herramientas de acceso rápido . O bien desde la opción "Guardar", que obtenemos a partir del botón de Office.

Para guardar el documento en el disco se tiene que dar click en la opción Guardar del botón de Office o pulsar en el botón de guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. En este caso Word pedirá el nombre del documento, ya que "Documento1" es el que te da el programa, y la ubicación del mismo mediante un cuadro de diálogo. Guárdalo en la dirección que quieras y dale un nombre al archivo para poder buscarlo con facilidad.

Este es el cuadro de guardado que aparece:

El nombre que tendrá el archivo se escribe en el cuadro Nombre de archivo, Word siempre añadirá la extensión ".DOCX", esto es para poder abrirlo con el programa.

Por ultimo se le da clic en guardar y el documento sera almacenado en la direccion y carpeta especifica donde se indico.

Evolución

Originalmente este termino consideraba a cualquier archivo o registro "electrónico"  como algo interno (dentro de la computadora), ya que destinatario final lo tendrá que imprimir, el soporte para esto era invariablemente papel. Sin embargo, con el desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación, surgiendo dispositivos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente del papel.

Antiguamente el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta, a lo cual se le denominaba documento manuscrito. Después su proceso fue mecánico, mediante una maquina de escribir; luego la computadora pero en estas también era básico el uso del papel hasta la llegada de estas nuevas redes y maneras de ver los Documentos Electrónicos.