¿Qué es un documento electrónico?

"Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital"

Esto quiere decir que el documento electrónico es una representación inmaterial de un documento, archivo, papel, etc., pero de forma intangible y por ello se puede contener en grandes cantidades solo utilizando un dispositivo electrónico con memoria. 

 

¿Para qué sirve un Documento Electrónico?

Los documentos electrónicos tienen la facilidad de que pueden tener cualquier formato y así convertirse en archivos multimedia (imágenes, texto, audio, vídeo, etc.). Estos sirven para optimizar un trabajo o simplemente para poder ver algo diferente a solo texto en una computadora.

Ventajas

• Elimina el extravío de documentos. 

•Permite un rápido y fácil acceso a la información.

•Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos

•Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.

•Firmas digitales.

•Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos.

•Indices de búsqueda de la información.

•Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.). 

•Resguarda la documentación.

•Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una maquina.

•Protege la información teniendo varios respaldos de la información.

•Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.

•Ordena de manera lógica los expedientes.

•Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.

•Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.

•Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.

•Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.

•Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales. 

¿En que consiste la elaboracion de un documento electronico?

Para crear un documento electrónico se tiene que tener primero un procesador de textos instalado en la computadora. El mas común es el Microsoft World el cual tiene varias versiones. La que vamos a manejar sera la versión 2007 que es la que tienen instaladas en la mayoría computadoras modernas.

Hay varias maneras de iniciar la aplicación Word. Una de ellas es a través del menú de Inicio de Windows. El icono de Word es una W de color azul claro y su nombre es "Microsoft Word". Otra manera de iniciar Word es a través del mismo icono de la barra de herramientas de Office. Cabe aclarar que el usuario puede cambiar el lugar en donde se encuentra el menú de inicio y la barra de herramientas de Office; es probable que éstos no se encuentren en el mismo lugar.

Al abrir Word por primera vez el documento nuevo se llama "Documento1".

Empezamos a escribir en el documento actual.

Guardamos el documento en el disco. Desde el botón que aparecerá en la barra de herramientas de acceso rápido . O bien desde la opción "Guardar", que obtenemos a partir del botón de Office.

Para guardar el documento en el disco se tiene que dar click en la opción Guardar del botón de Office o pulsar en el botón de guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. En este caso Word pedirá el nombre del documento, ya que "Documento1" es el que te da el programa, y la ubicación del mismo mediante un cuadro de diálogo. Guárdalo en la dirección que quieras y dale un nombre al archivo para poder buscarlo con facilidad.

Este es el cuadro de guardado que aparece:

El nombre que tendrá el archivo se escribe en el cuadro Nombre de archivo, Word siempre añadirá la extensión ".DOCX", esto es para poder abrirlo con el programa.

Por ultimo se le da clic en guardar y el documento sera almacenado en la direccion y carpeta especifica donde se indico.

Evolución

Originalmente este termino consideraba a cualquier archivo o registro "electrónico"  como algo interno (dentro de la computadora), ya que destinatario final lo tendrá que imprimir, el soporte para esto era invariablemente papel. Sin embargo, con el desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación, surgiendo dispositivos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente del papel.

Antiguamente el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta, a lo cual se le denominaba documento manuscrito. Después su proceso fue mecánico, mediante una maquina de escribir; luego la computadora pero en estas también era básico el uso del papel hasta la llegada de estas nuevas redes y maneras de ver los Documentos Electrónicos.