Como se debe editar un Documento electrónico para que se muestre como un documento de calidad

Los documentos electrónicos firmados adoptan sistemas de seguridad para evitar su modificación En la era de Internet todavía existen muchas desconfianzas y temores acerca de que un hacker pueda acceder y modificar nuestros archivos confidenciales debido a las noticias que recibimos constantemente en los medios de comunicación. ... Para proteger y dar confianza y validez a los documentos oficiales y confidenciales en Internet, se crearon los documentos electrónicos firmados, pero ¿como se protegen estos documentos para no ser modificados por terceras personas?. Para resolver estas dudas en la página web del B.O.E. nos muestran los sistemas que implementan este tipo de documentos para protegerse de ser modificados. La firma electrónica, bloquea el contenido del documento de manera que si es modificado el contenido de alguna manera, la firma electrónica queda invalidada. Para ello la firma electrónica genera un resumen digital de longitud fija a partir del contenido completo del documento cuando es creado y el documento se cifra mediante la clave del certificado del emisor, junto con el resumen digital creado anteriormente. El proceso para comprobar que un documento no ha sido alterado y es válido se hace en tres fases: Primero se vuelve a recalcular el resumen digital del contenido. Después se descifra el resumen digital que contenía el documento con la clave pública contenida en el certificado del emisor. Por último se comparan los dos resúmenes, si son iguales es que el documento no se ha modificado y es válido, si no son iguales significaría que el documento ha sufrido modificaciones y se invalidaría la firma digital.

Para que y como se realiza el resguardo de la información que se maneja de forma electrónica

-Selección de medios de almacenamiento: A medida que pasa el tiempo, los medios de almacenamiento evolucionan, ahora cuentan con mayor capacidad, son más pequeños y versátiles, pero susceptibles a fallas, por esa razón no es bueno confiar al 100% en ellos. Inicialmente existieron las cintas magnéticas para resguardo de la información, al igual que los disquetes de 3 pulgadas y media, los de 5 pulgadas un cuarto, todos utilizados para resguardar información de bajo volumen. En la actualidad son prácticamente obsoletos. El sucesor de estas unidades fue el CD (disco compacto) con capacidad de hasta 900MB, el equivalente a casi 700 disquetes de 3 y media pulgada, el CD es más común para el almacenamiento de música y software autoejecutable, este dispositivo de resguardo requiere para este proceso, un software especializado, por ejemplo Nero Express y una unidad escritora de discos compactos (quemador). El DVD también es un medio de almacenamiento óptico dentro de la categoría de los discos.
-Buenas prácticas para el respaldo de información elige el medio de almacenamiento: Si sólo manejas archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones con diapositivas o documentos PDF, éstos requieren de muy poco espacio, por lo que es mejor utilizar USB’s o CD’s; pero si manejas grandes cantidades de información utiliza dispositivos de mayor capacidad, como dice el dicho “de acuerdo al sapo es la pedrada”.
 -Establece tus tiempos de respaldo: Dedica un tiempo para resguardar tu información, si manejas información crítica y de constante actualización, es recomendable que respaldes tu información regular y periódicamente, diario si te es posible, no te distraigas ni dejes la máquina desatendida por largos periodos de tiempo al efectuar tu respaldo. Si hay oportunidad pide a alguien que te ayude en esta tarea. 
-Selecciona y divide tu información: Separa cuidadosamente la información importante, no la mezcles con información de menor importancia (tal como imágenes, juegos, música, videos), puede suceder que al borrar una carpeta de imágenes que ya no te gusten, accidentalmente borres comprobantes de pago que habías escaneado y los tenias en formato imagen.
 -Control de los medios de almacenamiento: Sea cual sea el medio de almacenamiento que utilices, etiquétalo de manera adecuada y lleva un control de: etiquetas de los medios, fechas y tipo de información respaldada. Si llevas este control en un documento electrónico ten a la mano una impresión, seguramente te será muy útil a la hora de restaurar. 
-Utiliza el mayor espacio posible del medio: Es posible que cuando llevemos a cabo el respaldo de nuestra información, éstos no llenen completamente el medio de almacenamiento. Si esto sucede, indica el espacio que quedó disponible en el etiquetado o regístralo en tu control de respaldos, este espacio siempre puede ser utilizado. 
-Respaldar fotografías, imágenes, música o videos: Es preferible utilizar discos ópticos, ya
que esta información no cambia constantemente y puede ser preservada por mucho tiempo (hasta por 100 años) con el debido cuidado.

Herramientas que permiten configurar una ventana de trabajo para resguardar la información de forma adecuada

Existen diferentes medios sobre los cuales copiar los datos, entre los cuales los más adaptados al resguardo son: cintas, discos flexibles, discos láser reinscriptibles, USB. También existen varios planes de resguardo, difiriéndose por el número de medios que utilizan y la frecuencia con que se usan. Tomando en cuenta las características de los datos del Sistema SACAV, recomendamos el plan siguiente: -Tenga usted preparado 5 discos flexibles nuevos de 3.5 pulgadas de alta densidad, con 5 etiquetas cada uno. -En la primera etiqueta, escriba: Datos SACAV, LUNES. -Completa las demás etiquetas, una por cada día laborable de la semana. (si la Agencia labora los sábados, use 6 discos) -Cada día, al terminar de actualizar la información en el Sistema, siga estas instrucciones: Finalice la ejecución del Sistema SACAV y, en caso de que use la versión multiusuario del Sistema, asegúrese de que hayan hecho lo mismo en las demás estaciones de trabajo (consulte el párrafo FINALIZAR LA SESIÓN DE TRABAJO del Manual del Operador). Ejecute el programa de resguardo de datos, tal como se describe en el párrafo RESGUARDO DE DATOS del manual. Si su computadora opera bajo Windows, seguramente se instaló un icono de acceso directo al programa de resguardo. Bajo otros sistemas operativos, es probable que esté usando un sistema de menú que le facilite también la ejecución de los programas. Este pendiente que el programa de resguardo se ejecute sin error. Las dos principales causas de error son: no haber cerrado el Sistema SACAV en una estación de trabajo (cierra el Sistema y vuelva a ejecutar el resguardo) o un disco flexible dañado (vuelva a ejecutar el resguardo con un disco nuevo y formateado) Apague su computadora. (Según el sistema operativo, es probable que tenga que seguir algún procedimiento particular antes de apagar los equipos de computación). Si sigue estas instrucciones meticulosamente, siempre estará asegurado de tener un histórico de una semana de los datos de su Agencia y podrá recuperar sus datos en caso de ser necesario.